Best Practice Eissmann Group Automotive

Tema Sistema ECM para toda la empresa.
Sector Industria del automóvil
Empleados 4.100
Volumen de negocio 315 millones de euros (2013)
Sede de la empresa Bad Urach
Integración SAP
Sala de proyecto Internacional

La acogida positiva tanto por parte de los usuarios como de las áreas especializadas supone un estímulo considerable para otros proyectos ECM.

Bodo Deutschmann, CIO/director del área de TI en Eissmann

Retos

  • Conservación de documentos no centralizada y sin garantía de integridad
  • Solo integración parcial de documentos en la tramitación de procesos
  • Más de 100 horas de trabajo por empleado y año para clasificar, archivar, buscar y reenviar

Objetivos

  • Conservar y poner a disposición la información, tanto sin papel como sin incompatibilidad de formatos, a lo largo de los procesos empresariales teniendo en cuenta la rentabilidad
  • Cultura de la "colaboración funciona": el conocimiento se comparte y no se trata como algo privilegiado
  • Apoyo del principio a prueba de errores conforme a la técnica de calidad Poka-Yoke

Soluciones

  • Plataforma estratégica ECM para toda la empresa
  • Procesamiento automático de facturas recibidas
  • Comprobación de facturas gestionada por workflow
  • Gestión electrónica de expedientes, entre otros, de expedientes de proveedor, expedientes personales, expedientes de contrato, etc.
  • Integración completa de SAP

Ficha del proyecto

Situación de partida

Tradición e innovación son las piedras angulares de los casi 50 años de éxito del proveedor suabo del sector del automóvil Eissmann Group Automotive. La clave de la estrategia ECM de Eissmann es facilitar a todo el grupo una forma de trabajar eficaz e informatizada, así como la disponibilidad de una información completa a lo largo de los procesos empresariales teniendo en cuenta la rentabilidad. Con esta finalidad se buscó un fabricante de software ECM que cumpliera los objetivos establecidos y no se limitara solo a ofrecer una comprensión DMS y de archivado, sino que dispusiera de un paquete ECM totalmente integrador. La nueva introducción de SAP y ECM debía llevarse a cabo simultáneamente para alcanzar una gestión de la información simbiótica sobre la base de una dependencia mutua.

Las razones para elegir SER

  • Durante la evaluación global de la documentación de licitación, Doxis4 y SER consiguieron el primer puesto de entre todas las soluciones de software y proveedores que participaron
  • Doxis4 cumplía todos los objetivos establecidos en el pliego de condiciones, especialmente los requisitos internacionales, p. ej., el plurilingüismo
  • Paquete de iECM con escalabilidad e integración completa en SAP

Solución

Paquete de Doxis4 iECM con, entre otras cosas, módulos para archivo, DMS, workflows, gestión de facturas y diversos expedientes electrónicos

Integración

SAP (SD, MM, WM, PP, PS, PM, QM, FI, CO y FI Treasury)

Volumen de documentos

En torno a 1,2 millones de documentos archivados actualmente. Incremento diario del archivo en aprox. 700-800 documentos/conjuntos de datos

Usuarios

De momento 1.300, hasta 3.000 al término de la implementación

Aplicación

  • 2012: Desarrollo de la infraestructura ECM que necesita el repositorio de contenido Doxis4 para la gestión de documentos y archivado con garantía de integridad como solución de centro de procesamiento de datos nuclear e internacional
  • Se implanta el expediente de proveedor. Se preparan otras soluciones de expedientes electrónicos, p. ej., el expediente personal, de cliente, de proyecto y de contrato
  • Inicio: Los datos de máquinas de la producción se archivan para garantizar la calidad
  • A partir de 2013 se introducen SAP y Doxis4 InvoiceMaster Read/SAP Control S simultáneamente. Implementación internacional progresiva de ambas soluciones
  • 2014: desarrollo continuo de las soluciones de Doxis4, perfeccionamiento de la estrategia ECM

Ventajas

  • Información completa disponible a lo largo de los procesos empresariales
  • Ahorro de más de 100 horas de trabajo por empleado/año en búsquedas de documentos
  • Reducción de la tasa de errores gracias al registro de facturas automatizado y la transferencia de datos a SAP

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