Best Practice ikw

Situación de partida

La empresa del Grupo KALO ikw, en su calidad de subcontratista, es responsable de la administración y facturación de contratos de suministro en nombre de los proveedores de energía. Esta empresa ya implantó el archivado de documentos salientes en algunos sectores. La solución de archivo de SER se controlaba por medio del grupo matriz Kalorimeta AG y se gestionaba a través de un sistema de facturación de desarrollo propio. La colaboración con un gran cliente y la cooperación con sus departamentos internos hizo que fuera necesario en ikw un desarrollo de procesos para todas las sedes, así como el acceso a los documentos, con el objeto de garantizar la disposición de la información en cada una de las sedes en todo momento. La solución de SER debía ayudar con la tramitación electrónica de contenidos y procesos, así como procurar una conservación permanente de los documentos en los expedientes electrónicos de deudores.

Las razones para elegir SER

SER sobresalió gracias a su extraordinaria competencia en materia de asesoramiento, así como a una plataforma de software moderna, potente y universal.

Solución

Paquete de Doxis4 iECM con módulos para archivo, DMS, expedientes electrónicos, bandejas de correo electrónico y BPM

Integración

Sistema de facturación "ASK F" (sistema principal), Microsoft Office

Volumen de documentos

El sistema está diseñado para un volumen de almacenamiento de 0,5 terabytes.

Usuarios

De momento 30 usuarios, empleo de Doxis4 en los todos los departamentos de la empresa

Aplicación

Procesamiento gestionado por workflow con expedientes electrónicos de deudores:

• Pasos definidos del proceso para el borrador de un escrito, incl. proceso de aprobación
• Proceso de autorización y reglas de competencia para los documentos salientes de correo
• Archivado automático de documentos salientes como PDF en el expediente de deudor
• Vista de la facturación del consumo anual desde el sistema de facturación ASK- F en los registros de los expedientes de deudores que se completan de forma dinámica
• Incorporación automática de los documentos de correo entrante a las bandejas de correo de los empleados
• Asignar recordatorios a instancias de proceso y continuar con su procesamiento

Ventajas

• Los usuarios pueden olvidarse de las tareas repetitivas
• Los documentos ya no se envían de aquí para allá entre las sedes de la empresa
• Cumplimiento de las disposiciones para la protección de datos, así como de los requisitos del Derecho tributario y mercantil gracias a la gestión de retención y al almacenamiento con garantía de integridad
• Punto fuerte de la aplicación: gracias a la profunda integración de la gestión de expedientes y workflows, los metadatos pueden consultarse desde los expedientes de cliente para la gestión de documentos.