Best Practice LBS
Tema | Gestión de cuentas vivienda con archivo, DMS y expedientes electrónicos |
Sector | Bausparkasse, entidad de derecho público |
Empleados | 300 |
Volumen de negocio | Suma del ahorro para vivienda de 14,2 miles de millones de euros (2013) |
Sede de la empresa | Mainz |
Integración | Nuevo LBS |
Sala de proyecto | Renania-Palatinado |
Al principio los empleados se resistían a abandonar el trabajo en papel, pero pudieron apreciar rápidamente las ventajas que ofrece el expediente electrónico de crédito.
Retos
- Migración de 24 millones de documentos y 10.000 instancias de proceso desde el sistema anterior
- Breve duración del proyecto, tan solo seis meses
- Funcionamiento paralelo durante la migración hasta la transición al nuevo sistema
Objetivos
- Administración optimizada de cuentas vivienda desde el escaneado de los documentos entrantes, pasando por el procesamiento con un workflow hasta el expediente de crédito
- Archivado a largo plazo con garantía de integridad
- Conexión sencilla a procedimientos especializados
- Más tiempo para realizar otras tareas y más diversión en el trabajo
Soluciones
- Doxis4 como plataforma para el sistema de gestión de documentos de LBS con sus componentes de expedientes electrónicos, archivo y bandeja de correo electrónico para documentos
- Integración del nuevo LBS
- Implementación de otros tipos de expediente como expediente de crédito, jurídico, de auditoría, de agente comercial y de caja de ahorros
Ficha del proyecto
Situación de partida
Antes de la introducción del archivo óptico, toda la correspondencia se recibía en papel para su procesamiento. El total diario era de entre 50 y 100 entradas de correo en papel. Nadie sabía qué empleado estaba tramitando qué instancia de proceso. La búsqueda de documentos en papel entre la gran cantidad de archivadores convencionales era muy laboriosa y se necesitaba mucho tiempo, además, los empleados tardaban mucho en poder encontrar los documentos que realmente necesitaban. Con la introducción de archivo/DMS debía crearse un archivado de documentos con garantía de integridad, así como debía mejorarse la trazabilidad de todos los cambios en los documentos. Asimismo, era importante poder seleccionar libremente el sistema de almacenamiento.
Las razones para elegir SER
- Fabricante alemán, software, servicios y mantenimiento por parte de un mismo proveedor
- Amplia cartera de productos
- Buena relación calidad precio
Soluciones
Cómodo procesamiento por lotes con el cliente de escaneado masivo de Doxis4 y el escáner de alto rendimiento Extracción automática de datos relevantes para el archivado automático Clasificación automática para la asignación automática a expedientes electrónicos y bandejas de correo Archivado con garantía de integridad para la conservación a largo plazo
Integración
Nuevo LBS
Volumen de documentos
43 millones de documentos, crecimiento anual aprox. de 3,5 millones
Usuarios
300 usuarios
Aplicación
- Migración de 24 millones de documentos y 10.000 instancias de proceso desde el sistema previo
- De 50 a 100 entradas de correo en papel a disposición del empleado pertinente en pocos minutos y en formato electrónico para su procesamiento posterior
- Introducción de expedientes electrónicos: expediente de ahorro para viviendas, de crédito, jurídico, de auditoría, de agente comercial y de caja de ahorros
- Tan solo seis meses transcurridos entre la planificación y el funcionamiento productivo, incl. la migración desde el sistema antiguo
Ventajas
- Aceleración de procesos con el consiguiente aumento de la rentabilidad
- Independencia de los recursos de SER gracias a herramientas de desarrollo de fácil manejo
- Proyecto realizado en el plazo previsto y dentro del presupuesto
- Sin tiempos muertos y, por lo tanto, sin tiempos de espera
- Los empleados ya no deben realizar búsquedas para encontrar instancias de proceso
- Más tiempo para otras tareas y más diversión en el trabajo
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