Situación de partida

El nuevo manual de clínica debía poner a disposición de los empleados de las clínicas LWL, en la medida de lo posible, todas las bases de trabajo establecidas por escrito en formato electrónico y en una sola ubicación. Aquí no solo se incluyen las representaciones de proceso, sino también otros documentos de ayuda necesarios como, p. ej., formularios, plantillas de documentos empresariales, etc. Además, los responsables QM obtendrían apoyo a la hora de crear, publicar y mantener los manuales QM. A su vez, debía minimizarse el esfuerzo de preparación de las recertificaciones periódicas por parte de KTQ.

Las razones para elegir SER

• Experiencia en el ámbito clínico y el mercado sanitario
• Desarrollo de una solución individual adecuada a las necesidades de LWL
• Cercanía física a LWL gracias a la oficina de SER en Münster

Solución

• Solución de software para la documentación de procesos de calidad que abarca todo el ciclo de vida de los documentos relacionados con la calidad.
• Sistema de redacción de adaptación flexible y probado en la práctica para los autores QM.
• Indexación automática de documentos nuevos o modificados al transferirse al manual QM actual gracias a palabras clave consignadas en las propiedades de documento.
• Puede accederse automáticamente a todos los documentos publicados a través de un navegador web

Volumen de documentos

Actualmente: 5.500 documentos QM

Usuarios

Usuarios con permisos de escritura: 40, usuarios con permisos de lectura: aprox. 2.500

Aplicación

• Presentación de un prototipo tres semanas después de la reunión de lanzamiento entre SER y LWL.
• La primera fase de realización concluyó a mediados de 2010 con el arranque productivo del manual electrónico KTQ en las clínicas LWL de Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich y Hamm.
• Implementación del manual QM en otras cinco clínicas LWL.

Ventajas

• Autores, empleados y visitantes KTQ se benefician del manual de clínica KTQ.
• Herramienta de gestión de conocimiento fácil de manejar para todos los documentos QM.
• La documentación QM puede encontrarse de manera estructurada en el contexto de una unidad de la organización (clínica, servicio, etc.) y de la estructura del manual de clínica, así como puede encontrarse sin estructurar gracias a la búsqueda de texto completo.
• En el pasado, buscar e imprimir todos los documentos relevantes "a mano" suponía un gran esfuerzo para los responsables QM. Hoy en día, los documentos necesarios para una recertificación pueden buscarse con solo pulsar un botón.