Best Practice Municipio de Gotinga

Tema | Gestión de reclamaciones y registros con expedientes electrónicos. |
Sector | Administración pública |
Empleados | 1.200 |
Integración | Procedimiento especializado: OPEN/PROSOZ, INFOMA |
Sala de proyecto | Ayuntamiento de Gotinga |
Trabajar con expedientes electrónicos reduce las monótonas tareas de búsqueda y archivado, al mismo tiempo que optimiza los flujos de trabajo. Se puede acceder a los expedientes en cualquier momento y desde cualquier lugar, por lo que posible alternar con el teletrabajo.
Retos
- Selección de un sistema ECM eficaz
- Gestión estructurada de proyectos
- "Aprovechamiento" por parte de los compañeros gracias una buena gestión de cambios
Objetivos
- Procesamiento electrónico de expedientes en todas las unidades de la organización
- Tramitación estandarizada de procesos
- Opción de teletrabajo gracias al acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento
Soluciones
- Gestión general de registros (ASV) con expedientes electrónicos
- Integración de procedimientos municipales especializados
- Tramitación de procesos gestionada por workflow
- Gestión electrónica de reclamaciones
Ficha del proyecto
Situación de partida
El municipio de Gotinga trabaja desde hace años en la administración electrónica del sector público. El trabajo administrativo debe pasar a realizarse de forma electrónica progresivamente. Un fundamento esencial a este respecto lo constituye el expediente electrónico. Tras conseguir los recursos humanos y financieros necesarios, así como los requisitos organizativos para una introducción estructurada y coordinada de los expedientes electrónicos, pudo establecerse un sistema eficaz con Doxis4. La experiencia práctica y administrativa obtenida durante años con el sistema antiguo fue muy útil para seleccionar el nuevo sistema.
Las razones para elegir SER
- Más funciones estándar
- Escalabilidad de la solución
- Flexibilidad teniendo en cuenta las necesidades específicas del municipio de Gotinga
Solución
- Integración en la solución de procedimiento especializado OPEN/PROSOZ
- Gestión general de registros (ASV) con expedientes electrónicos
- Gestión electrónica de reclamaciones
- Workflows como apoyo para la tramitación de procesos
Integración
Procedimiento especializado OPEN/PROSOZ
Volumen de documentos
En torno a 6.350 expedientes y 14.150 documentos actualmente
Usuarios
De momento 92, al término de la implementación: 1.200
Aplicación
Se comenzó con la integración del procedimiento especializado OPEN/PROSOZ con Doxis4 en el área social. 40 empleados pueden beneficiarse de la vinculación entre el procedimiento especializado y los expedientes electrónicos de Doxis4 en los que se administran ahora los documentos de OPEN/PROSOZ. El siguiente paso es la integración de otros procedimientos municipales especializados como, p. ej., INFOMA Steuern, INFOMA Kasse y pmOWI. La gestión general de registros se introdujo primero en áreas transversales de la división administrativa de alcaldía, la unidad jurídica, así como en sectores del área especializada de personal y organización, en las cuales un total de 46 empleados utilizan hasta ahora expedientes electrónicos. Las áreas financiera, social y de juventud serán las siguientes en unirse a la gestión general de registros (ASV)
Ventajas
- Reducción de monótonas tareas de búsqueda y archivado, acceso a expedientes en cualquier momento y desde cualquier lugar
- Procesos más transparentes gracias a un alto grado de digitalización
- Opción de teletrabajo que hace más atractivo al municipio como empleador
- Expedientes electrónicos que ayudan cumplir tareas y ofrecer servicios a pesar del cambio demográfico
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