Situación de partida

El municipio de Gotinga trabaja desde hace años en la administración electrónica del sector público. El trabajo administrativo debe pasar a realizarse de forma electrónica progresivamente. Un fundamento esencial a este respecto lo constituye el expediente electrónico. Tras conseguir los recursos humanos y financieros necesarios, así como los requisitos organizativos para una introducción estructurada y coordinada de los expedientes electrónicos, pudo establecerse un sistema eficaz con Doxis4. La experiencia práctica y administrativa obtenida durante años con el sistema antiguo fue muy útil para seleccionar el nuevo sistema.

Las razones para elegir SER

• Más funciones estándar
• Escalabilidad de la solución
• Flexibilidad teniendo en cuenta las necesidades específicas del municipio de Gotinga

Solución

• Integración en la solución de procedimiento especializado OPEN/PROSOZ
• Gestión general de registros (ASV) con expedientes electrónicos
• Gestión electrónica de reclamaciones
• Workflows como apoyo para la tramitación de procesos

Integración

Procedimiento especializado OPEN/PROSOZ

Volumen de documentos

En torno a 6.350 expedientes y 14.150 documentos actualmente

Usuarios

De momento 92, al término de la implementación: 1.200

Aplicación

Se comenzó con la integración del procedimiento especializado OPEN/PROSOZ con Doxis4 en el área social. 40 empleados pueden beneficiarse de la vinculación entre el procedimiento especializado y los expedientes electrónicos de Doxis4 en los que se administran ahora los documentos de OPEN/PROSOZ. El siguiente paso es la integración de otros procedimientos municipales especializados como, p. ej., INFOMA Steuern, INFOMA Kasse y pmOWI. La gestión general de registros se introdujo primero en áreas transversales de la división administrativa de alcaldía, la unidad jurídica, así como en sectores del área especializada de personal y organización, en las cuales un total de 46 empleados utilizan hasta ahora expedientes electrónicos. Las áreas financiera, social y de juventud serán las siguientes en unirse a la gestión general de registros (ASV)

Ventajas

• Reducción de monótonas tareas de búsqueda y archivado, acceso a expedientes en cualquier momento y desde cualquier lugar
• Procesos más transparentes gracias a un alto grado de digitalización
• Opción de teletrabajo que hace más atractivo al municipio como empleador
• Expedientes electrónicos que ayudan cumplir tareas y ofrecer servicios a pesar del cambio demográfico