Situación de partida

La tramitación de proyectos de construcción en las empresas municipales de Bielefeld resulta un proceso complejo con muchos participantes y una gran afluencia de documentos. Desde un aviso de avería (o también de encargos de clientes y mantenimiento), pasando por la creación de un pedido en SAP, hasta llegar a la ejecución y facturación, se origina un gran número de documentos para los que no existía un archivado estandarizado ni estructurado en las áreas especializadas pertinentes. Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA) que debía integrarse estrechamente con SAP PM (mantenimiento) y FelixX (facturación).

Las razones para elegir SER

• Flexibilidad considerando las necesidades específicas de Stadtwerke Bielefeld
• Posibilidad de una integración sencilla en SAP PM y FelixX
• Creación de una solución específica para las empresas municipales fundamentada en la plataforma unificada de Doxis4 iECM

Solución

Expediente electrónico de construcción (EBA) con archivado electrónico de los datos y documentos contenidos sobre la base de Doxis4

Integración

SAP PM, FelixX

Volumen de documentos

Actualmente 4.000 expedientes/40.000 documentos

Usuarios

Alrededor de 100 usuarios

Aplicación

Transcurso de un proyecto de construcción: En caso de darse aviso de una avería, p. ej., un fallo en una instalación doméstica, se crea un pedido de comprobación en SAP PM para un instalador. Si es necesario realizar una reparación, se planea la acción, se encarga a una empresa externa y se crea un proyecto de construcción, incl. el número de pedido en SAP. De forma paralela, se genera automáticamente el expediente electrónico de construcción en Doxis4. En el expediente de construcción se recopilan de forma ininterrumpida los datos de pedido desde SAP, los datos relativos a la facturación desde FelixX, así como también todos los documentos pertinentes de las empresas externas y las áreas especializadas. Gracias a la perfecta integración de los sistemas, es posible un acceso alternativo tanto desde SAP como desde FelixX o Doxis4. Los cambios realizados en SAP y FelixX se transfieren automáticamente al expediente de construcción, p. ej., si se genera un número de proyecto de construcción, incl. el número de pedido en SAP, o un número de FelixX.

Ventajas

• Reducción de las tediosas tareas de búsqueda y archivado
• Acceso a los expedientes en todo momento y desde cualquier lugar
• Fácil procesamiento y envío de documentos (proceso sin papel)
• Apoyo del proceso gracias a la supervisión de plazos, así como a recordatorios para documentos y expedientes