EspañolBest Practice Westfalen Gruppe
| Tema | Archivado, gestión de documentos (DMS) y procesamiento automático de facturas recibidas. |
| Sector | Suministro de energía |
| Empleados | 1.345 |
| Volumen de negocio | 1,9 mil millones (2013) |
| Sede de la empresa | Münster |
| Integración | SAP, Intrexx-Portal |
| Sala de proyecto | Internacional |
Gracias al DMS de SER contamos con un alto rendimiento y podemos reaccionar con rapidez tanto frente a los clientes como a los proveedores.
Retos
- Recepción centralizada de facturas con proceso de autorización descentralizado
- Picos de demanda en el procesamiento de placas contadoras
- Sin asignación directa de comprobantes a las transacciones de SAP
- Los clientes solicitan frecuentemente documentos relacionados con los productos
- Organización electrónica de los documentos de personal
Objetivos
- Reducción de los tiempos muertos y de espera en las autorizaciones de facturas
- Registro rápido y sin errores de los datos de las placas contadoras
- Visualización de comprobantes desde SAP para las transacciones correspondientes
- Acceso online de los clientes a la información de productos
- Documentos de personal disponibles según los derechos de acceso
Soluciones
- Extracción automática de datos de facturas, placas contadoras y comprobantes de inventario
- Conexión al archivo para todos los módulos SAP
- Gestión de localizaciones para gasolineras y terrenos en SAP + Doxis4
- Administración SAP/Doxis4 de depósitos de gas y equipamiento técnico
- Conexión del portal de clientes al archivo
- Archivo de personal
Ficha del proyecto
Situación de partida
La implantación de una recepción centralizada de facturas tuvo como consecuencia un floreciente "turismo de comprobantes" de las facturas en papel, ya que la autorización de las facturas se llevaba a cabo de manera descentralizada en cada una de las sedes de Westfalen Gruppe. Con el objetivo de acelerar el proceso de autorización y evitar los tiempos de desplazamiento del envío postal, las facturas digitalizadas debían conservarse en un lugar central conforme a la legalidad y estar disponibles para su comprobación.
Las razones para elegir SER
- Sistema ECM autónomo y estable con interfaces estándar
- Integrable en diversos sistemas ERP, p. ej., SAP
- Proveedor alemán solvente con disponibilidad directa
- Todo de un mismo proveedor: fabricante de software, así como socio en la implementación y asistencia técnica
Solución
- (Lectura y comprobación de facturas) automáticas para facturas en papel o transferidas por correo electrónico InvoiceMaster Read, workflow de comprobación de facturas basado en SAP, Doxis4 eMail Importer
- Extracción automática de datos de placas contadoras y comprobantes de inventario
- Conexión de archivo Doxis4 para todos los módulos SAP con interfaz ArchiveLink
- Archivo de personal con sistema Doxis4 de tenencia múltiple
Integración
SAP, módulos MM, FI, HR, PP, PM, SD, entre otros
Volumen de documentos
Desde 1998 se han archivado digitalmente 27,7 millones de comprobantes, incremento anual: 2,5 millones de documentos.
Usuarios
500 usuario en Westfalen Gruppe. Hasta 100.000 accesos de clientes finales a través del portal de clientes
Aplicación
- Inicio en 1998: Desarrollo de un archivo SER para facturas con conexión al sistema SAP
- Introducción de la lectura y comprobación automáticas de facturas en 2010
- Procesamiento de placas contadoras (liquidación de nóminas) con extracción de datos y notificación a SAP
- Búsqueda en documentos, p. ej., para comprobantes de cliente como facturaciones , pedidos, entregas, vista general de comprobantes para aprox. 50.000 depósitos de gas, cuyos documentos de comprobación deben conservarse durante un ciclo de vida de hasta 30 años
- Vista general de comprobantes de personal con conexión a SAP HR
- Portal de acceso a fichas de seguridad y fichas técnicas de producto para clientes
Ventajas
- Ahorro de tiempo gracias al procesamiento automático de facturas, placas contadoras y comprobantes de inventario, así como prevención de errores mediante la extracción automática de datos
- Disponibilidad de los documentos archivados independientemente del lugar
- Disponibilidad directa de la información dentro de los procesos empresariales
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