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Datos ocultos: ¿una mina de oro por descubrir o la peor apuesta posible?

Christian Bley

En la era de la digitalización, los datos se han convertido en los recursos más valiosos para los negocios. Sin embargo, aunque la importancia de los datos no ha hecho más que crecer de manera exponencial en los últimos años, todavía existe un elemento que permanece en el otro lado... los datos ocultos. Este artículo profundiza en los datos ocultos, su importancia y el impacto que pueden tener en una empresa.

¿Qué son los datos ocultos?

El concepto de datos ocultos se refiere a la información y los datos que recogen las empresas, pero que no se utilizan o analizan de manera activa. Estos datos suelen estar desestructurados o sin utilizar, y se alojan en silos de datos casi inaccesibles en los sistemas empresariales, como, por ejemplo, emails, documentos, imágenes, vídeos, mensajes de texto y mucho más.

Muchas empresas ven la estructuración de estos datos como un simple gasto. Pero los datos ocultos, más que un gasto, son un recurso de gran valor. Te dejamos aquí algunas cifras que te pueden dar una mejor idea de la importancia de estos datos ocultos:

-          El 2023 finaliza con 120 zettabytes de datos generados

-          El 80 % de los datos existentes no están estructurados

-          El 50 % de los datos son datos ocultos

Retos y riesgos de los datos ocultos

Grueso de la información

¿Qué información es importante? ¿Cuál no lo es? ¿Quién necesita acceso a esta información, cuándo lo necesita y dónde? Gracias en gran parte a la pandemia, podemos elegir entre una amplia gama de plataformas que nos permiten compartir información con facilidad y rapidez. Como resultado de esta tendencia, que en realidad ya lleva años presente, nos enfrentamos en nuestro día a día a una cantidad ingente de información.

Además, las tecnologías de almacenamiento son cada vez más baratas, lo que también pone de su parte para alimentar esta dinámica. Una gran cantidad de esta información redundante y, en parte, olvidada, conforma los datos ocultos.

Cumplimiento del RGPD

Otro reto es el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y demás normas de protección de datos. Si una empresa no sabe los datos que tiene, no puede tomar las medidas oportunas para proteger dichos datos y cumplir las normativas. Por lo tanto, los datos ocultos suponen un riesgo considerable de cara a garantizar el cumplimiento de las políticas de protección.

Falta de experiencia y soluciones de software

Cada vez es más importante ser capaz de analizar los datos ocultos. Para ello, las empresas necesitan contar con las herramientas y el know-how adecuados. La manera de gestionar los datos influye directamente en la cantidad de datos ocultos generados y en cómo se pueden aprovechar. En este caso, las soluciones de software que todavía no han sido implementadas y, por lo tanto, no cuentan con unos antecedentes establecidos, pueden ser de gran ayuda. Una solución de este tipo sería la ingeniería de prompts: Los programas de IA reciben instrucciones en lenguaje natural que se afinan constantemente para obtener resultados óptimos. Se trata de una disciplina que antes, simplemente, no existía.

Cibercrimen

Los datos ocultos suelen estar desprotegidos y ser, por lo tanto, poco seguros, lo que los convierte en un blanco fácil para los cibercriminales. Por esta razón, las empresas necesitan asegurarse de que han implementado unas medidas de seguridad robustas que consigan proteger los datos ocultos ante cualquier amenaza.

Pérdida de insights valiosos

Los datos ocultos contienen insights con valor potencial acerca del comportamiento de los clientes, las tendencias de mercado y la eficiencia operativa. Si no se analizan estos datos, los insights que pueda haber se pierden y las empresas se quedan sin una oportunidad importante para mejorar sus estrategias de negocio.

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Cómo sacar partido de los datos ocultos

Para aprovechar los datos ocultos, las empresas necesitan tecnologías y soluciones que les ayuden a identificar, analizar y utilizar dichos datos.

Gestión del contenido empresarial (ECM)

Los sistemas ECM son fundamentales para organizar datos no estructurados y hacerlos disponibles para su uso. Además de la capacidad para clasificar, indexar y archivar documentos, los ECM también permiten definir claramente el acceso a la información. Esto resulta especialmente importante, porque no todos los empleados tienen autorización para acceder a cualquier información. Asimismo, un sistema ECM te ayuda a gestionar las avalanchas de información que recibimos actualmente y te garantiza que los usuarios solo obtienen información relevante, lo que mejora la eficiencia.

De hecho, la gestión del contenido empresarial va más allá y te asegura que los documentos se eliminan o anonimizan cuando termina su ciclo de vida. Esto, por su parte, permite que las empresas cumplan con los requisitos normativos y legales referentes a la protección de datos.

Ejemplo práctico: datos ocultos en la gestión contractual

Una empresa de software utiliza su ECM para gestionar todos los contratos existentes y los documentos relacionados con estos, incluidos los registros de servicio y la información de las licencias. Los contratos contienen, principalmente, información de datos maestros sobre los partners contractuales, pero también contienen las condiciones y otros términos. Asimismo, también se puede encontrar información sobre los objetos de un contrato en sus documentos relacionados.

El análisis de los registros de mantenimiento proporciona información acerca de los módulos de software cubiertos por los acuerdos de servicio de cada cliente. De esta manera, se pueden determinar las tendencias en cuanto a cantidad y duración, lo que permite detectar que, según va pasando el tiempo, ciertas licencias o productos dejan de aparecer en los contratos. Esto podría indicar que, o bien ya no se solicitan, o bien están anticuados. Es decir: puede ser que estés manteniendo un producto que tus clientes ya no utilizan.

Consecuencia: Retirar estos productos podría suponer un ahorro significativo de costes, ya que se abandona su desarrollo y ya no se les destinan los recursos que se les destinaban previamente.  En este caso, los datos ocultos se convierten en una fuente valiosa de ahorro y optimización de procesos.

Cómo sacar partido de los datos ocultos

Para aprovechar los datos ocultos, las empresas necesitan tecnologías y soluciones que les ayuden a identificar, analizar y utilizar dichos datos.

Gestión del contenido empresarial (ECM)

Los sistemas ECM son fundamentales para organizar datos no estructurados y hacerlos disponibles para su uso. Además de la capacidad para clasificar, indexar y archivar documentos, los ECM también permiten definir claramente el acceso a la información. Esto resulta especialmente importante, porque no todos los empleados tienen autorización para acceder a cualquier información. Asimismo, un sistema ECM te ayuda a gestionar las avalanchas de información que recibimos actualmente y te garantiza que los usuarios solo obtienen información relevante, lo que mejora la eficiencia.

De hecho, la gestión del contenido empresarial va más allá y te asegura que los documentos se eliminan o anonimizan cuando termina su ciclo de vida. Esto, por su parte, permite que las empresas cumplan con los requisitos normativos y legales referentes a la protección de datos.

Ejemplo práctico: datos ocultos en la gestión contractual

Una empresa de software utiliza su ECM para gestionar todos los contratos existentes y los documentos relacionados con estos, incluidos los registros de servicio y la información de las licencias. Los contratos contienen, principalmente, información de datos maestros sobre los partners contractuales, pero también contienen las condiciones y otros términos. Asimismo, también se puede encontrar información sobre los objetos de un contrato en sus documentos relacionados.

El análisis de los registros de mantenimiento proporciona información acerca de los módulos de software cubiertos por los acuerdos de servicio de cada cliente. De esta manera, se pueden determinar las tendencias en cuanto a cantidad y duración, lo que permite detectar que, según va pasando el tiempo, ciertas licencias o productos dejan de aparecer en los contratos. Esto podría indicar que, o bien ya no se solicitan, o bien están anticuados. Es decir: puede ser que estés manteniendo un producto que tus clientes ya no utilizan.

Consecuencia: Retirar estos productos podría suponer un ahorro significativo de costes, ya que se abandona su desarrollo y ya no se les destinan los recursos que se les destinaban previamente.  En este caso, los datos ocultos se convierten en una fuente valiosa de ahorro y optimización de procesos.

Guía de gestión documental

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Beneficios de aprovechar los datos ocultos

Los beneficios de aprovechar los datos ocultos se disfrutan tanto a nivel operativo como estratégico.

Ahorro de costes

Al identificar y analizar los datos ocultos, los recursos que no se utilizan se pueden detectar y eliminar. Esto puede suponer un ahorro de costes significativo, ya sea por retirar los servicios que ya no se necesiten, como en el ejemplo anterior, o por optimizar los procesos.

Mejora de la transparencia y la eficiencia

El uso de datos ocultos también permite un mejor acceso a la información relevante. Esto supone una enorme optimización de la transparencia de los procesos, lo que mejora en gran medida la comunicación interna entre tus propios empleados y también de cara a los partners empresariales. La incorporación de datos ocultos en los procesos de toma de decisiones garantiza una mayor eficiencia y mejores resultados de calidad.

Mejores relaciones con los clientes

Contar con los datos adecuados en el momento oportuno también puede mejorar las relaciones con los clientes. Si entiendes mejor a tus clientes y sabes qué productos o servicios prefieren, podrás ofrecerles presupuestos personalizados.

Gestión de riesgos y cumplimiento normativo

Otro de los beneficios de los datos ocultos reside en su capacidad de mejorar las estrategias de cumplimiento normativo y gestión de riesgos. Los datos ocultos suelen contener información que puede indicar posibles violaciones o riesgos con respecto al cumplimiento normativo, pero esta información pasa desapercibida con facilidad. Mediante la identificación y el análisis de los datos ocultos, las empresas pueden identificar riesgos potenciales en etapas tempranas y tomar medidas proactivas para evitar consecuencias legales y financieras. De este modo, puedes proteger la reputación de tu empresa y reforzar la confianza entre clientes e inversores.

El futuro de los datos ocultos

¿Qué ocurrirá en el futuro con los datos ocultos? ¿Sobrestimamos la utilidad de esta información? ¿Qué opciones tienen las empresas a la hora de tratar los datos ocultos? En términos generales, el futuro estará influido por dos factores principales.

Alfabetización de datos

La capacidad de comprender y utilizar los datos de manera efectiva es cada vez más importante. Las empresas necesitan invertir en formación para preparar a sus empleados y garantizar que cuentan con las habilidades necesarias para el tratamiento adecuado de los datos. La mejor manera de sacar partido de los datos ocultos es, en primer lugar, asegurar que no se generan. Por lo tanto, es clave actuar de manera responsable al compartir y diseminar la información. Los empleados deben preguntarse qué datos se deben almacenar. Dónde los deben almacenar. Y en qué formato los deben almacenar. De este modo, la información llega a los receptores adecuados y se puede obtener de nuevo más adelante. Los datos tienen que interpretarse y evaluarse correctamente para decidir los procedimientos más oportunos. En gran medida, todo se reduce a la codificación y descodificación de los datos.

Avances en inteligencia artificial

En los últimos años, hemos observado un progreso significativo en el campo de la inteligencia artificial. Estos avances ayudarán a utilizar los datos ocultos de una manera incluso más efectiva, ya que los sistemas de IA son capaces de reconocer patrones y conexiones en los datos más rápido y mejor que los humanos. En el futuro, esta tecnología mejorará todavía más en cuanto a calidad y gestión, haciéndose más accesible para el público general. De hecho, este desarrollo ha dado ya pie a sectores profesionales completamente nuevos. Por ejemplo, los ingenieros de prompts trabajan para que los programas de IA ofrezcan resultados óptimos en respuesta a preguntas concretas.

La IA también puede ayudar a diferenciar los datos ocultos, ya que no toda la información archivada es realmente relevante. Una gran parte de los datos contiene redundancias que se tienen que filtrar. De la misma manera, no es verdad que toda la información ofrezca insights. Se podría decir, de hecho, que una parte importante de los datos ocultos carece totalmente de interés.

Consejos para tratar los datos ocultos

Ey, Doxi, dame algunos consejos sobre cómo aprovechar los datos ocultos

Aquí tienes mis 5 mejores consejos para aprovechar los datos ocultos:

  • Prioriza: Comienza identificando las áreas más intensivas en datos y priorízalas.
  • Pide ayuda: Si no cuentas con el conocimiento necesario, contempla la opción de contar con expertos externos que te ayuden a utilizar los datos ocultos de manera efectiva.
  • Automatiza la clasificación y los análisis de los datos: Implementa soluciones de automatización que puedan facilitar la clasificación y el análisis de los datos ocultos. Las plataformas de análisis de datos y las herramientas de IA más avanzadas pueden buscar, categorizar y extraer información relevante de grandes cantidades de datos de manera totalmente automática. De este modo, no solo ahorras tiempo, sino que consigues monitorizar tus fuentes de datos para identificar los datos ocultos en tiempo real.
  • Establece una cultura de la responsabilidad de los datos: Crea una cultura en tu empresa que promueva la responsabilidad de los datos y los datos ocultos. Haz que tus empleados sean conscientes de la importancia de la gestión de datos y de la protección de estos. Asegúrate de que cada empleado comprende cómo puede ayudar a identificar los datos ocultos y gestionarlos de manera segura. Es crucial que todos los empleados participen activamente para gestionar los datos ocultos de manera efectiva.
  • No ignores los datos ocultos: El mayor error que puedes cometer es ignorar los datos ocultos. Identifica su potencial y utilízalos de manera sistemática.

Descubre el tesoro de la información

Aunque los datos ocultos están escondidos, contienen un enorme potencial para las empresas. Al identificar, analizar y aprovechar los datos ocultos de manera efectiva, las empresas ahorran costes, optimizan sus procesos y toman mejores decisiones. Ha llegado el momento de arrojar un poco de luz sobre los datos ocultos y descubrir este tesoro oculto entre tus datos empresariales.

Preguntas frecuentes sobre los datos ocultos

¿Qué es un sistema ECM?
ECM es el acrónimo utilizado para referirse a la gestión del contenido empresarial. Se trata de un software para toda la empresa que gestiona, estructura y digitaliza la información. El software está diseñado para capturar, encontrar, procesar, compartir y conservar documentos electrónicos.
¿Qué es un modelo de lenguaje de gran tamaño (LLM)?
Un LLM es un modelo de lenguaje capaz de utilizar el aprendizaje automático para procesar el lenguaje natural. Los LLM se utilizan principalmente para analizar contenido de texto. El modelo más conocido actualmente es GPT, de OpenAI.
¿Qué son los datos ROT?
Solo una pequeña parte de los datos ocultos contiene datos de relevancia para la empresa. Sin embargo, la relevancia de estos datos es enorme. El resto son datos ROT (redundantes, obsoletos y triviales). Uno de los mayores retos de trabajar con datos ocultos es precisamente el de filtrar los datos ROT.
¿Cuál es la diferencia entre los datos ocultos y el big data?
El big data incluye todos los datos que genera un negocio a partir de una variedad de fuentes, como los emails, los documentos, los sitios web, las redes sociales, etc. Los datos ocultos son una parte de este big data, la parte que no se utiliza. Esto puede ocurrir porque los datos ocultos son difíciles de evaluar, no están estructurados o no son relevantes.

DMS

Christian Bley

Hi, I'm Chris Bley, Solution Engineer at SER. For 15 years, I have been advising my customers on all aspects of digitalisation, developing concepts and implementing projects in this area. A significant part of my work consists of imparting my knowledge. In addition to organising workshops, I therefore create a lot of content in the form of articles, videos, white papers and much more. If there is still creative energy left at the end of the day, it flows into my recording studio and new song lyrics.

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