Los secretos de los sellos de PDF dinámicos

Un sello de PDF es una marca o anotación electrónica, a la manera de un sello físico. La única diferencia es que sellas el documento electrónicamente en lugar de físicamente.

La finalidad del sello es añadir información a los archivos PDF. Es una forma útil de que las empresas incluyan un mayor contexto en sus flujos de trabajo de gestión documental.

Las funciones de un sello de PDF

• Estado del documento: los sellos de PDF indican el estado actual de un documento. Este puede incluir múltiples opciones, como «borrador», «aprobado», «en revisión» o «archivado».
• Aprobación/firma del documento: los sellos de PDF te permiten mostrar directamente en el documento que se ha aprobado una transacción correspondiente. En algunos casos, los sellos oficiales también pueden sustituir totalmente a las firmas.
• Fecha del documento: los sellos de PDF proporcionan trazabilidad, al incluir información como la hora y la fecha de los cambios o las fases de procesamiento.
• Información del documento: los sellos de PDF resaltan datos importantes sobre un documento, como, por ejemplo, si ha sido «pagado» o «rechazado».

Puedes utilizar sellos de PDF en cualquier número de flujos de trabajo de documentos, incluyendo:

Procesos de aprobación

Utiliza sellos de PDF para emitir, validar o rechazar formalmente documentos en tus procesos de aprobación.

Por ejemplo, un gestor que ha validado y emitido un contrato lo confirma sellándolo como «aprobado». Del mismo modo, las autoridades públicas pueden utilizar sellos para confirmar la recepción de una solicitud o formulario.
Procesos de facturación

De «emitida» a «validada» o de «pagada» a «vencida», los sellos de PDF ayudan a gestionar las facturas a medida que pasan por cada fase de procesamiento. Otros sellos, como «lista para emisión» o «pendiente de validación», agilizan los procesos internos de emisión al pasar las tareas de un empleado a otro automáticamente.

Consultas de estado

Los sellos de PDF ofrecen control sobre el flujo de información, lo que resulta especialmente útil si tus documentos pasan por diferentes fases. Si consulta el estado, el empleado puede ver instantáneamente en qué punto se encuentra cada documento. Identifican claramente la documentación de tu proyecto como «en proceso» o «completado», y muestran el estado de otros documentos con sellos como «final» o «versión 2 de [fecha]».

Cumplimiento normativo

Los sellos de PDF contribuyen al cumplimiento de la normativa protegiendo indirectamente los datos confidenciales de la empresa. Los sellos «confidencial», «solo para uso interno» o «acuerdo de confidencialidad» muestran de un vistazo quién tiene acceso de visualización y cómo se puede utilizar el contenido.

Encontraremos todavía más eficacia en los sellos de PDF dinámicos. Funcionan igual que un sello electrónico estándar, pero rellenan automáticamente los campos con la información pertinente. Por ejemplo:

• Capturan automáticamente la fecha y hora actuales.
• Obtienen detalles de la información almacenada en una base de datos (tu sistema ERP, por ejemplo), lo que te permite añadir el nombre o el estado del documento.
• Asignan un número correlativo a cada firma proporcionada.

El archivo de sello generado automáticamente sigue un formato estandarizado, lo que mantiene la coherencia en todos tus flujos de trabajo. Y no solo eso, los sellos de PDF dinámicos también aceleran los flujos de trabajo y mejoran su calidad, con lo que dejan atrás los errores de introducción manual de datos.

Veamos las ventajas de los sellos de PDF:

• Procesos más rápidos: los sellos de PDF dinámicos eliminan las tareas manuales y te ahorran tiempo.
• Procesos estandarizados: los sellos de PDF estandarizan tus procesos añadiendo información a tus documentos con un formato uniforme y siempre visible al instante.
• Procesos claros: los sellos de PDF indican las propiedades de un documento de manera transparente.

Crea sellos de PDF electrónicos en tu software estándar de gestión documental. Suelen ser sistemas como Adobe Acrobat u otros editores de PDF.

• Paso 1: abre tu sistema preferido.
• Paso 2: ve al menú de herramientas y haz clic en la función de sello.
• Paso 3: selecciona un sello preconfigurado y elige si quieres utilizar un sello electrónico/digital o dinámico.
• Paso 4: también puedes crear un sello personalizado a partir de un formato de tu elección. Guarda el sello personalizado en la categoría deseada, como, por ejemplo, «proceso de aprobación de facturas».
• Paso 5: selecciona tu sello en el cuadro de diálogo y colócalo donde quieras en el PDF.
• Paso 6: fija el sello en el PDF guardando el nuevo archivo con el sello incluido.

Lo ideal es que tu sistema de gestión documental (DMS) disponga de una función de sello integrada. La ventaja: contarás con unos procesos documentales perfectamente engranados de principio a fin, desde la creación y edición hasta la validación, la aprobación y el archivo.

Doxis registra tus procesos documentales con todo detalle. Sin embargo, puede seguir siendo útil sellar tus documentos por diferentes motivos, como mostrar el estado del documento si se completa una tarea fuera de Doxis.

Tareas manuales transparentes

Las solicitudes de prestación de desempleo ofrecen un ejemplo real de cómo los sellos de PDF generan transparencia solo con usarlos. Los asesores pueden utilizar sellos para añadir información a una solicitud ya presentada si, por ejemplo, el solicitante encuentra un trabajo poco después de su consulta. El sello de «solicitud retirada» indica al resto del equipo que no es necesaria ninguna otra tramitación, pero también que la solicitud no ha sido ni aprobada ni rechazada.

Procesos documentales integrales en toda la empresa

Ocurre lo mismo con los sistemas de terceros. Por ejemplo, puedes validar y aprobar un PDF de factura en Doxis, pero contabilizar la factura en un sistema distinto. El tramitador del departamento de contabilidad solo tiene que sellar la factura como «pagada el [fecha]» en cuanto se contabiliza.

De hecho, esto funciona de la misma manera para las facturas ya marcadas en Doxis como cerradas. Siempre puedes ver en el sello del PDF si la factura se contabilizó, cuándo y quién lo hizo.

Hola, Doxi, ¿cómo funcionan los sellos de PDF dinámicos en Doxis?

Los sellos de PDF ofrecen una forma sencilla de resaltar información en un archivo PDF o añadir nuevo contenido. Ya no tienes que perder tiempo buscando información importante en archivos PDF. El sello de «aprobado» deja claro al instante que puede comenzar el siguiente paso del flujo de trabajo.

Mejora todo el flujo de trabajo documental con la herramienta para sellos y hazlo más transparente, más consistente y más rápido. En Doxis, puedes sellar PDF como facturas, etc., con un solo clic.

Preguntas frecuentes sobre los sellos de PDF