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El mejor input management

Utiliza la IA para registrar, comprender y clasificar documentos de manera automática

Toda empresa que procese a diario grandes cantidades de documentos necesita una estrategia sólida de input management. Es la base de todos los procesos basados en documentos y a menudo resulta un cuello de botella para otros procesos empresariales. Por lo tanto, automatizar el input management es un paso crucial en la transformación empresarial.

Definición: ¿Qué es el input management?

El input management es el registro digital de información relevante para la empresa procedente de diferentes fuentes. Esta información se registra a través de un sistema de gestión de la información o de gestión del contenido empresarial (ECM) para su posterior procesamiento. Para garantizar la máxima usabilidad, la información se almacena en el formato más estructurado posible.

Pasos del input management

  • El input management incluye una serie de fases:
  • Digitalización de los documentos físicos entrantes
  • Registro de los documentos digitales entrantes
  • Reconocimiento automático del contenido
  • Clasificación de los documentos
  • Registro de información estructurada y desestructurada
  • Asignación de palabras clave a la información en un formato estructurado
  • Organización de un almacenamiento fiable de los documentos
  • Distribución de los documentos a los empleados responsables
  • Garantía de calidad y corrección del contenido de los documentos

El input management basado en IA en 5 pasos

Hola Doxi, ¿en qué consiste el proceso de input management asistido por IA?

El input management permite procesar los documentos y la información entrante de manera eficiente. Integrar la IA en cada paso del proceso aporta tiempo y ahorra costes, además de proporcionar una mayor precisión, priorización y asistencia para tus empleados.

1. Digitalizar los documentos

Como primer paso, se deben digitalizar todos los documentos recibidos en formato físico. No es muy eficiente tener a tus empleados escaneando por separado cada documento. Así que no lo hagas. Implementa procedimientos automatizados:

  1. Una opción es alquilar escáneres enormes que procesen grandes volúmenes de correo en un período de tiempo corto. Al contenido de un documento se le asigna un código de barras, estos documentos se separan automáticamente y luego se almacenan como un solo PDF en el sistema de gestión documental (DMS).
  2. O, por otro lado, puedes contratar servicios de escaneado externo. Estos servicios abren y procesan el correo de un modo conforme con el RGPD, lo escanean, lo envían automáticamente a tu empresa como PDF y luego destruyen el original.

En línea con la estrategia de transformación digital, resulta una buena idea digitalizar totalmente tu correo entrante y, de este modo, eliminar los canales de comunicación basados en documentación en papel. Los canales digitales de recepción de información, como el correo electrónico, las aplicaciones self-service u otros softwares, utilizan interfaces para importar documentos directamente al DMS, aunque también existe la opción de que el DMS recopile los documentos de estas ubicaciones de manera periódica; todo ello, en cualquier caso, de manera automática.

Caso de uso: Una empresa aseguradora proporciona una app de cliente que incluye una bandeja de mensajería electrónica. Los documentos, como los informes de daños, se pueden subir a ella con facilidad. Luego, el DMS obtiene los documentos, incluida toda la información, de manera completamente independiente. La aseguradora también se limita a enviar la información a través de la aplicación. El correo electrónico o el correo postal están solo disponibles como opción excepcional: para clientes mayores, por ejemplo.

2. Registrar documentos y extraer los datos

Tan pronto como el documento llega al DMS, el sistema basado en IA extrae automáticamente toda la información, como los datos de los clientes y el contexto, y la almacena como metadatos, lo cual resulta muy importante para organizar y buscar la información más adelante. De esta manera, lo que antes era una tarea manual, ahora es el sistema el que la lleva a cabo de manera automática. Los trabajadores humanos se limitan a realizar el control de calidad. El sistema basado en IA también puede registrar información como el tono, por ejemplo, que se utiliza para una posterior priorización del tratamiento de cada caso.

Caso de uso: La empresa aseguradora recibe un correo electrónico de un cliente. La IA captura toda la información importante, incluido el número de póliza y el nombre del asegurado, y la añade al documento como metadatos. Del mismo modo, también detecta, de acuerdo con el tono del email, si el cliente está molesto y el caso debe ser tramitado con la máxima rapidez.

3. Comprender el documento y archivarlo adecuadamente

Como parte del siguiente paso, la IA analiza la información extraída para identificar el tipo de contenido, el tipo de documento (si es una factura o un presupuesto, por ejemplo), el empleado responsable de ese cliente en concreto y el workflow a seguir apropiado. La IA clasifica el documento de acuerdo con esta información y la almacena en la eFile relevante.

Caso de uso: Un cliente envía un formulario a la compañía aseguradora. Tras la recepción, el sistema basado en IA lo analiza, lo identifica como un formulario de reembolso y lo asigna directamente al registro de reclamaciones de cliente correspondiente.

4. Lanzar el workflow

En este punto, la IA inicia automáticamente el workflow correcto para procesar el documento. Identifica al empleado adecuado para encargarse del caso y lanza el workflow correspondiente. De la misma manera, establece un plazo y prioriza las tareas según sea necesario. Solo llegado este momento se vuelve a contar con un trabajador humano: En el escenario más ideal (correo digital entrante), el DMS basado en IA se encarga de manera independiente y automática de todos los pasos hasta este punto.

Caso de uso: La IA no categoriza igual las reclamaciones, las solicitudes o las consultas. De este modo, ayuda a que la empresa aseguradora garantice que un cliente con daños por agua en su apartamento reciba ayuda con rapidez. Cuando se recibe el informe de daños, el DMS avisa automáticamente al empleado responsable de que tiene una tarea urgente pendiente.

5. La IA ayuda con el procesamiento

Además de registrar y clasificar documentos, la IA también asiste en su procesamiento. El asistente Doxis Intelligent Content Assistant responde preguntas sobre el documento, resalta información faltante, lanza workflows adicionales si es necesario y realiza recomendaciones para acciones o pasos futuros.

Caso de uso: Un cliente tiene una consulta acerca de una póliza y envía un correo electrónico a la aseguradora. La IA identifica el número de póliza en el correo y proporciona al empleado acceso directo al acuerdo asociado. De la misma manera, también puede detectar números de póliza incorrectos y solicitar al procesador que los compruebe.

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Beneficios del input management basado en IA

El software de input management basado en IA es mucho más que una tecnología prometedora. Se trata de una inversión estratégica que ayuda a las empresas a prepararse para un futuro agile:

Datos de alta calidad

Los sistemas más avanzados de input management utilizan tecnología inteligente que comprende los textos casi de la misma manera que los humanos. Además, mediante controles de calidad humanos, la IA aprende y mejora la calidad de los datos. Esto permite que el sistema consiga tasas elevadas de detección y precisión.

Tiempos de procesamiento más cortos

El registro manual de documentos consume mucho tiempo y suele causar cuellos de botella. Con la ayuda de un input management basado en IA, las consultas de clientes, los pedidos y otros procesos empresariales importantes se realizan con mucha más agilidad, ya que los documentos se asignan más rápido al empleado ideal para su tramitación. Lo cual, por otro lado, también mejora la satisfacción de los clientes.

Mejores opciones de análisis

La IA extrae todos los datos no estructurados de un documento y los almacena de un modo estructurado. Esto significa que las empresas pueden aprovechar todos los datos y reducir de manera significativa la cantidad de datos ocultos, lo cual abre una infinidad de opciones de análisis que antes las compañías no tenían.

Beneficios competitivos significativos

La IA garantiza el cumplimiento normativo de todas las regulaciones relevantes y previene errores. También garantiza que se puedan encontrar inmediatamente todos los datos y documentos. El input management basado en IA también permite que se utilicen datos que previamente no estaban estructurados. Y, por último, pero no menos importante, facilita muchísimo la vida de los empleados. Todos estos aspectos suman para generar unos beneficios competitivos clave.

Mejor uso de los recursos

La automatización del input management te permite reducir la carga de trabajo de los empleados y librarlos de las tareas rutinarias manuales y tediosas. De esta manera, consiguen más tiempo para encargarse de los clientes, el día a día de la empresa y tareas más complejas, lo que te permite utilizar tus recursos de una manera mucho más eficiente.

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Hoy en día, es indispensable contar con soluciones vanguardistas de input management

En nuestra era de la automatización, en la que la información llega en cantidades y formatos sin precedentes, el input management basado en IA te puede ayudar a procesar el enorme flujo de datos de manera eficiente y sin errores. La automatización de la extracción, el procesamiento y la interpretación de la información de diferentes fuentes optimiza los procesos, permite respuestas más rápidas a las solicitudes de clientes y ayuda a tomar decisiones empresariales informadas. Esto también te permite sacar el máximo partido de tus recursos.

El input management basado en IA juega un papel significativo en la transformación empresarial. Donde los modelos empresariales tradicionales se quedan cortos, el input management basado en IA posibilita una redefinición fundamental de los procesos. Permite a las empresas desarrollar su resiliencia ante el cambio, cumplir los requisitos normativos y abrir nuevas áreas de negocio, por lo que el software de input management basado en IA, como los sistemas de gestión del contenido empresarial (ECM) con workflows intuitivos, se ha convertido en una solución indispensable, ya que apoya a las empresas en su proceso de transformación digital y les ayuda a cubrir las necesidades del mundo empresarial actual.

Preguntas frecuentes sobre el input management

¿Cómo funciona el input management?
Con el input management, las empresas recopilan digitalmente datos relevantes para el negocio procedentes de diferentes canales. Este proceso se puede gestionar manualmente o mediante una solución de software basada en IA, como el sistema de gestión documental Doxis. La tecnología de vanguardia promueve la automatización y asegura una mayor eficiencia y la reducción de los errores.
¿Cuáles son las diferencias entre el input management y el output management?
Mientras que el input management es el proceso de recopilar y procesar los datos y los documentos entrantes de diferentes fuentes, el output management implica la creación y distribución de documentos salientes mediante diferentes canales.
¿Qué es el correo digital entrante?
El correo digital entrante recopila toda la correspondencia diaria de la empresa en formato digital y garantiza que esta es accesible y está archivada adecuadamente. Automatiza el procesamiento del correo recibido, lo cual hace que su distribución sea mucho más fácil para los empleados.

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