En un ecosistema de gestión del contenido empresarial (ECM) como el actual, en constante evolución, las empresas adoptan sistemas cada vez más modernos, con capacidades integradas de IA y automatización.

Para arrojar un poco de luz sobre el valor real de Doxis, la plataforma basada en IA de SER, encargamos un estudio Total Economic Impact™, llevado a cabo por Forrester Consulting y centrado SEW-EURODRIVE, productor de tecnologías de accionamiento y automatización. Los resultados fueron muy significativos.

Entendamos primero qué estaba pasando en SEW-EURODRIVE antes de utilizar Doxis. Antes de implementar Doxis, SEW-EURODRIVE se enfrentaba a diferentes retos. La empresa llevaba a cabo procesos manuales de archivado y gestión de datos, lo cual provocaba problemas relacionados con los retrasos en las entregas, el cumplimiento normativo, los procesos manuales y el esfuerzo, la colaboración entre equipos distribuidos por todo el mundo, la calidad de los datos y mucho más.

La carga administrativa generaba la necesidad de contratar a personal adicional, y las experiencias previas con otros ECM habían aportado un éxito limitado.

SEW-EURODRIVE necesitaba una solución que optimizara la gestión documental, mejorase la colaboración y reforzase la eficiencia operativa general. Y, además, quería conseguir una auténtica visibilidad de los datos, procesos más rápidos, entregas fiables y mejorar la experiencia de los empleados.

Gracias a la implementación de la plataforma Doxis Intelligent Content Automation de SER, SEW-EURODRIVE experimentó una transformación que resultó en el ahorro de costes innecesarios y unos beneficios que sobrepasaron los 17.000 €.

Estos son los principales descubrimientos del estudio Total Economic Impact™:

1. Colaboración optimizada: Doxis facilitó una gestión documental más eficiente, lo que agilizó las creaciones, actualizaciones, comparticiones y colaboraciones.
   
   
2. Ahorro de tiempo: Doxis automatizó los flujos de trabajo centrados en el contenido, lo que supuso un ahorro del 70 % del tiempo de los empleados en el primer año y un 95 % en el segundo y en el tercero.
   
   
3. Mayor productividad gracias a la IA: Doxis utilizó la IA para extraer elementos clave de pedidos y consultas entrantes, lo que redujo el trabajo manual de manera significativa.
   
   
4. Ahorro de costes en mantenimiento de sistemas heredados y contratación de personal: La interrupción de los sistemas ECM legacy y la falta de necesidad de contratar a más personal permitió a SEW-EURODRIVE conseguir unos ahorros significativos.
   
   
5. Menores costes de hardware y mantenimiento: El despliegue de Doxis on-premise permitió a SEW-EURODRIVE recortar gastos en hardware y mantenimiento.
   
   
6. Ahorro en gestión y desarrollo continuado: Escalar el uso de Doxis de manera efectiva, gestionar despliegues globales y desarrollar nuevas prestaciones permitió a SEW-EURODRIVE conseguir un ahorro de costes considerable.

 

Uno de los factores críticos de éxito para nuestro cliente fue la IA integrada de Doxis, la cual permite búsquedas ultrarrápidas en varias décadas de datos históricos y proporciona insights de valor que antes no eran accesibles.

Ahora, SEW-EURODRIVE obtiene mejores insights de datos que optimizan la toma de decisiones y aumentan la transparencia. Y, no solo eso, sino que los procesos y la gestión documental basados en IA aceleran los procesos generales y reducen la necesidad de verificar los datos manualmente.

El responsable del Grupo para Servicios de Archivado y Documentación en SEW-EURODRIVE resaltó la importancia de la IA en sus operaciones y afirmó: «Hubiese sido muy difícil conseguir algo así sin IA».

Además, SEW-EURODRIVE pudo optimizar la colaboración y la gestión documental, aumentar sustancialmente su productividad, ahorrar costes de mantenimiento de sistemas legacy y contratación, reducir los gastos en hardware y mantenimiento y optimizar económicamente la gestión y el desarrollo continuados.

Doxis ha demostrado ser una herramienta poderosa para reforzar la eficiencia operativa, mejorar la experiencia de los empleados y garantizar el cumplimiento normativo.

Con las crecientes inversiones en soluciones ECM, las organizaciones pueden encontrar inspiración en el caso de éxito de SEW-EURODRIVE para decantarse por soluciones modernas que impulsen la transformación digital.

Gracias a la plataforma Doxis de SER, las empresas pueden liberar todo el potencial de su contenido, automatizar procesos y conseguir un ROI significativo. Nos entusiasma el futuro del ECM, y esperamos que a ti también.

Lee el estudio completo aquí.