Doxis4 – die DMS-Unterstützung mit System

Unabdingbar für smartes Informationsmanagement

Der digitale Wandel schreitet unermüdlich voran. Mit einem Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, sind auch Sie für die digitale Transformation gewappnet. Denn solch ein System unterstützt Sie bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten und Daten. Unüberschaubare Berge von Akten gehören somit der Vergangenheit an. Dies spart Ihnen nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit, denn dokumentenabhängige Prozesse können nun noch schneller vollzogen werden.

Dokumenten-Management-System: Kurz-Definition

Ein Dokumenten-Management-System bezeichnet eine Software für die Archivierung, das Recherchieren, Bearbeiten, Lenken und Organisieren von Dokumenten und Daten. Eine Document-Management-Software, wie beispielsweise Doxis4, ist eine der Kernkomponenten von modernen Enterprise-Content Management-Lösungen (ECM). Solch ein System wiederum gestattet es Unternehmen, Informationen – vor allem unstrukturierte – intelligent zu managen.

Erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagement mit Doxis4 »

DMS-Software – das System für mehr Ordnung im Büroalltag

Immer mehr Unternehmen arbeiten digital. Sie erhalten und generieren E-Mails, Faxe, Verträge, Rechnungen und andere Dokumente elektronisch. Je nach Branche kommen weitere Multimediaobjekte wie Bilder, Zeichnungen und Videos hinzu. Und nicht zuletzt erhalten Sie nach wie vor Papierdokumente, die erst gescannt und dann digital weiterverarbeitet werden. Das Ergebnis ist eine Flut von Dokumenten und Inhalten – aus unterschiedlichen Eingangskanälen und in diversen Formaten. Wie schaffen es Unternehmen, hier die Übersicht zu behalten?

Die Antwortet lautet: mit einer innovativen DMS-Software, die Ihr Dokumenten-Management-System beim Organisieren ihrer Informationen unterstützt:

Sie ermöglicht Unternehmen das einheitliche, strukturierte und sichere Aufbewahren ihrer Dokumente

Mit den Recherche-Funktionen der Dokumentenmanagement-Software finden Mitarbeiter schnell alle benötigten Informationen

Umfassende Möglichkeiten unterstützen das digitale Bearbeiten von Dokumenten

Eine Dokumentenmanagement-Software hilft Unternehmen beim transparenten und Compliance-konformen Archivieren, Steuern und der Verwaltung von Dokumenten.

Erfolgreiches Dokumenten-Management-System: Das leistet eine moderne DMS-Software

Zentrales & sicheres Aufbewahren

Statt Dokumente redundant in verstreuten, voneinander isolierten Systemen aufzubewahren, speichern Unternehmen sie mit einer DMS-Software zentral. Mitarbeiter können so standortübergreifend Dokumente an einem gemeinsamen Speicherort ablegen und auf sie zugreifen. Das Einhalten von Compliance-Vorgaben unterstützt ein Dokumenten-Management-System z. B. durch Zugriffsberechtigungen, die Dokumentation jeglicher Änderungen an Dokumenten, die Vergabe von Aufbewahrungsfristen und eine revisionssichere Archivierung. So sind Dokumente vor Diebstahl, Manipulation und Verlust sicher geschützt.

Informationen mit Struktur & Kontext

Um die zu einem Geschäftsfall, Kunden oder Projekt gehörenden Dokumente und Prozesse sinnvoll zu bündeln, verwenden DMS-Lösungen elektronische Akten. Sie ermöglichen eine einheitliche, strukturierte Ablage und geben Mitarbeitern eine sach- und vorgangsbezogene 360°-Sicht auf alle zugehörigen Informationen. Alle Dokumente sind dabei nur einmalig im Dokumenten-Management-System gespeichert. Werden sie mehrfach in verschiedenen Sachzusammenhängen benötigt, sind sie in den entsprechenden Akten verlinkt. Das macht Mehrfach-Kopien an verschiedenen Orten überflüssig.

Medienbruchfreie Recherche & Zugriff

Ein modernes Dokumenten-Management-System enthält verschiedene Funktionen für die Suche nach Informationen. Diese Suchmechanismen umfassen die Volltext-, Metadaten- und Ähnlichkeitssuche. Damit können Mitarbeiter schnell und zielgenau benötigte Informationen finden – auch systemübergreifend z.B. aus angebundenen ERP-, CRM-, E-Mail- und File-Systemen. Ein Viewer zeigt Dokumente verschiedener Formate an – ohne, dass ein Wechsel der Suchmasken und Anwendungen nötig wird. Das verbessert die schnelle Informationsverfügbarkeit im gesamten Unternehmen.

Nachvollziehbare Bearbeitungsschritte

Durch Versionierung, inklusive Check-in-/Check-out-Funktion, entsteht bei jedem Bearbeiten eines Dokuments eine neue Version. Die Versionierung macht transparent, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat und jeder Mitarbeiter erkennt sofort, welche Version die aktuellste ist. Von der Arbeit mit Papierdokumenten gewohnte Annotationen wie Kommentare, Notizzettel, Stempel, Markierungen etc. lassen sich auf das digitale Dokument aufbringen. So können Kollegen füreinander zusätzliche Informationen direkt am Dokument hinterlassen. Das verbessert die Kommunikation und unterstützt Vorgänge, bei denen mehrere Beteiligte an einem Dokument arbeiten.

Dokumente transparent lenken

Mit Workflows leiten Unternehmen Dokumente wie beispielsweise E-Mails und eingehende Rechnungen automatisiert an zuständige Mitarbeiter weiter. Ganze Prozessketten wie z. B. Freigaben und Wiedervorlagen lassen sich digital abbilden und automatisieren: Alle Beteiligten verfügen so stets über die für den jeweiligen Vorgang relevanten Dokumente. Das verhindert Verzögerungen durch lange Liegezeiten. Gleichzeitig sind der aktuelle Status eines Vorgangs, die zuständigen Bearbeiter sowie noch ausstehende Schritte stets für alle Beteiligten transparent sichtbar.

Document-Management-System & ECM

Eine umfassende Enterprise Content Management (ECM)-Plattform wie Doxis4 verbindet Dokumenten-Management, Business Process Management (BPM) und Collaboration. Alle dafür nötigen Anwendungen sind auf einer Technologieplattform unternehmensweit verfügbar. Den Umfang wählen Unternehmen entsprechend ihrer Anforderungen. Sie können die Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems z. B. auch für ihre Zusammenarbeit nutzen, um Informationen sicher, transparent und nachvollziehbar zu teilen, sowie für das digitale Management ihrer Prozesse.

Collaboration leicht gemacht

National und international agierende Unternehmen benötigen ein Document-Management-System, das den sicheren Informationsaustausch zwischen weltweit verteilten Standorten und Partnern unterstützt. Mit einer ECM-Plattform wie Doxis4 erhalten interne sowie externe Projektmitarbeiter eine gemeinsame Informationsbasis für ihre Collaboration. Auf Dokumente, eAkten und Vorgänge greifen sie über geschützte Virtuelle Projekträume zu und werden automatisiert über Projektfortschritte und -fristen informiert. Der Zugriff erfolgt standortunabhängig einfach online – auch mobil – und in der jeweiligen Landessprache.

Geschäftsprozesse transparent & nachvollziehbar steuern

BPM und DMS auf einer Plattform: Mit dieser Technologie können Unternehmen komplexe dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital abbilden und managen. Prozesse und die dazugehörigen Unterlagen sind miteinander verknüpft, sodass Mitarbeitern alle relevanten Informationen direkt im Vorgang zur Verfügung stehen. Die Vorgänge wiederum können sie wie Dokumente in eAkten ablegen und auch mit Berechtigungen schützen. Bei einer Recherche finden Mitarbeiter so alle für sie wichtigen Dokumente, Akten und Vorgänge im Kontext des jeweiligen Geschäftsvorgangs. Nicht alle Prozesse verlaufen nach Schema F. Daher bietet ein agiles BPM-System wie Doxis4 mehr als standardisierte Workflows: Anwender können jederzeit in Vorgänge eingreifen und auch ad hoc neue Vorgänge generieren, wenn es die Situation erfordert. So passen Unternehmen etwa ihre Produktions- und Lieferprozesse agil an und reagieren schnell auf Kundenwünsche.

Erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagement in der Praxis:

Wie die DEVK Vorgänge mit DMS schnell & kundenorientiert gestaltet

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So unterstützt Sie das Doxis4 Dokumenten-Management-System:

  • Informationen immer im Griff: Managen Sie Ihre Dokumente zentral, übersichtlich & sicher.
  • direkt auskunftsfähig: Greifen Sie schnell auf alle benötigten Informationen zu – jederzeit und an jedem Standort.
  • Prozesse mit Tempo: Lenken Sie Dokumente schnell, agil und transparent.
  • moderne Collaboration: Schaffen Sie eine sichere Informationsbasis für Ihre standortübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit.
  • umfassender Schutz: Bewahren Sie Dokumente sicher auf, z. B. nach Compliance-Vorgaben wie GoBD, EU-DSGVO, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen usw.
  • papierfreies Arbeiten: Digitalisieren Sie dokumentenbasierte Vorgänge vollständig – werden Sie zum Digital Leader!

Haben Sie Fragen zum Thema Document-Management-System?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen eines modernen Dokumenten-Management-Systems. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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